POLÍTICAS DE MANEJO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1. OBJETIVO:

Este documento hace referencia a las políticas y manejo de la información que REDSERAUTO S.A.S. Obtiene de sus usuarios debido a la promoción y comercialización de servicios automotrices a través de sus aliados comerciales y venta de membresías y de esta manera dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, la ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023.

2. ALCANCE: Aplica para los socios, directivos, empleados y convenios del REDSERAUTO S.A.S. Que por su labor dentro de la empresa puedan tener acceso a información personal suministrada por los clientes.
3. DEFINICIONES:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le Informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le Serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento Que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son Considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las Personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en Registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias Judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la Información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. ANALISIS DE ACTIVIDADES

Por el objeto social y comercial del REDSERAUTO S.A.S.  Obtiene datos públicos y sensibles de los usuarios a través de su promoción y comercialización de servicios automotrices a través de sus diferentes aliados y así mismo la venta de las correspondientes membresías en el ámbito automotor, es por ello que para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley, REDSERAUTO S.A.S define su política en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares de la información, o en su defecto las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, ley 1581 de 2012, Ley 2300 de 2023 y demás normas concordantes.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con el literal (g) del artículo 3 de la Ley 581 de 2012, por el concepto de “tratamiento” se debe entender cualquier operación o cualquier conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y/o la supresión.

Cuando la información obtenida sobre un cliente sea de fuentes distintas al cliente debe tratarse como información confidencial.

• FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS Y SU TRATAMIENTO

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, intercambiados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política. REDSERAUTO S.A.S accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

1. Generar y administrar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables, comerciales, civiles, laborales, contractuales y en general toda la obligación que ataña a la empresa.
2. Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores, contratistas, clientes, aliados comerciales y demás grupos de interés del REDSERAUTO S.A.S que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.
3. Realizar programas de fidelización y gestión de servicio al cliente.
4. Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
5. Realización de llamadas (call center) con fines administrativos, comerciales y publicitarios.
6. Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de REDSERAUTO S.A.S y/o de su grupo Empresarial.
7. Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
8. Contactar referencias de los clientes o futuros clientes con el fin de verificar información previamente suministrada por una de las partes.
9. Mantener contacto con los clientes, proveedores y demás grupos de interés en virtud de la relación Jurídica existente o que pueda llegar a existir.
10. Ejecutar de manera adecuada la actividad comercial de REDSERAUTO S.A.S., la cual de manera general consiste en brindar información comercial y promoción de servicios automotrices a sus usuarios por medio de aliados y ventas de membrecías
11. Remitir comunicaciones de mercadeo y publicidad, por cualquier medio de comunicación que exista en el momento, de ofertas relacionadas con la actividad comercial de REDSERAUTO S.A.S o de alguno de sus aliados comerciales; sobre los eventos y actividades que vayan a ser realizadas y sobre productos y servicios de este.
12. Consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.
13. Entrega de información a entidades del mismo grupo de interés de REDSERAUTO S.A.S con el fin de realizar acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales, y en general las actividades que impliquen la actividad comercial de REDSERAUTO S.A.S.
14. Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo.
15. Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales
16. Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
17. Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.

1. PROVEEDORES/COMPRAS Y ADQUISICIONES: Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas, Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados, verificación del cumplimiento de la competencia idoneidad técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas, Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones, además de antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, vincular al proveedor jurídica y comercialmente con La Compañía, permitiendo su registro en los sistemas de gestión para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación, formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas, evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento, remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos acordados, generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida, realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que REDSERAUTO S.A.S, pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios, REDSERAUTO S.A.S, podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso REDSERAUTO S.A.S enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. REDSERAUTO S.A.S podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.

1. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y RELACIONES LABORALES: a) Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de La Compañía. b) Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer. c) Gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral. d) Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de La Compañía, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral. e) Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina. f) Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar. Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos. h) Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas. i) Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos. j) Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación del plan de carrera y desarrollo integral. k) Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes. l) Garantizar el derecho de asociación colectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio. m) Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo. n) Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de La Compañía para el desarrollo de sus funciones.

1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS. Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista del REDSERAUTO S.A.S, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

1. a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
2. b) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
3. c) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con REDSERAUTO S.A.S
4. d) Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.

1. CLIENTES Y USUARIOS: a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo. b) Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de la Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación. c) Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual. d)Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal. e) Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS. f) Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial. g) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de La Compañía, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado. h) Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de La Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de La Compañía.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.

En cumplimiento de deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, REDSERAUTO S.A.S, podrá suministrar la información registrada a:

• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.

REDSERAUTO S.A.S, se compromete a velar por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, REDSERAUTO S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6. PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

REDSERAUTO S.A.S.  asegura que los  datos personales que obtiene y los que reposan  en sus archivos, son tratados de manera ética, legal, segura, veraz, confiable, transparente y cuando la naturaleza de la información así lo amerita, de manera confidencial, conforme a las definiciones de estos términos por parte de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Ley 2300 de 2023.

Los datos personales que se obtengan y los que encuentran en los registros del REDSERAUTO S.A.S., son administrados únicamente por funcionarios debidamente seleccionados, autorizados y su tratamiento está limitado al desarrollo de la actividad de REDSERAUTO S.A.S.

Los datos personales serán mantenidos en los archivos del REDSERAUTO S.A.S durante el tiempo que la ley establece, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento de estos, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, normativos e históricos de la información.

7. AUTORIZACIÓN Y DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

• Autorización.

Excepto los casos previstos en la normatividad colombiana y de no ser una información de carácter público en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y la más reciente Ley 2300 de 2023, a partir de la fecha del presente documento el REDSERAUTO S.A.S.  Le solicitará al titular o, en su defecto, a las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, su autorización expresa para el tratamiento de los datos personales del titular.

En cualquier momento el titular o, en su defecto, las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos personales del titular y/o revocar la autorización para el tratamiento de estos por parte del REDSERAUTO S.A.S., siguiendo lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 2300 de 2023.

Estos requerimientos serán atendidos por el Área Responsable y Encargada del Manejo de Datos Personales de la REDSERAUTO S.A.S., en un término de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al del momento de su recepción. No obstante, REDSERAUTO S.A.S. Podrá pedir la aclaración de cualquier reclamo cuando así lo requiera, en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente al del momento de su recepción. Luego de recibido el reclamo aclarado, REDSERAUTO S.A.S. Tendrá diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al momento de su recepción.

Una vez la solicitud de conocimiento, actualización, rectificación, supresión de datos personales sea atendida por parte de la REDSERAUTO S.A.S., el titular de la información o, en su defecto, las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, recibirán una comunicación oficial por parte del REDSERAUTO S.A.S. Diciéndoles de esta situación.

8. 8. CANALES DE COMUNICACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los canales de comunicación dispuestos por REDSERAUTO, para que, los Titulares de los datos pueda ejercer los derechos  al Tratamiento  de datos  personales, así como elevar peticiones, consultas y reclamos, son: A través del correo  electrónico:  info@redserauto.com , o mediante comunicación escrita dirigida a la Carrera 77 A # 64F – 30 de la ciudad de Bogotá, para  realizar requerimientos  relativos a revocación de autorización y/o supresión de tratamiento de datos personales.

La persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el área jurídica de la compañía.

9. COOKIES

REDSERAUTO SAS puede utilizar cookies durante la prestación de servicios en la página web, estos no se almacenan en servidores propios, sino en el dispositivo o computador de quien la visita. REDSERAUTO SAS no se hace responsable por las políticas de privacidad de aquellos sitios a los que los visitantes accedan mediante enlaces que se tengan en la página www.redserauto.com y demás de su propiedad

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

REDSERAUTO SAS podrá, conforme parámetros legales y los descritos en el presente documento o sus relacionados, almacenar la información que repose en sus bases de datos. Así mismo, realizará el registro de las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que administra la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN.

1. La vigencia de estas Políticas de privacidad, protección y tratamiento de datos personales inició a partir del 01 de enero de 2024 como cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones normativas.